Un proyecto consiste en un conjunto de actividades de producción que:
* Tiene una identidad propia, es decir que cada producto - sea bien físico o servicio -presenta rasgos característicos distintivos con respecto a los restantes elaborados por el mismo productor; mas aun, muy frecuentemente puede ser único.
* Se trata de obras de apreciable magnitud y/o importancia.
* Configura una red compleja de tareas vinculadas entre si a través de múltiples interrelaciones de precedencia.
* Su duración suele prolongarse en el tiempo ( aun cuando existen diferencias considerables entre u caso y el otro) y presenta momentos o hitos definidos que marcan su comienzo y su conclusión y las instancias inmediatas de su desarrollo.
Son ejemplos típicos de proyectos, entre otros:
* La construcción de edificios, plantas industriales, caminos, puentes, diques, etc.
* La construcción de grandes buques.
* El desarrollo e implementación de sistemas computadorizados.
* El desarrollo de trabajos de consultoria, habitualmente conformados por el diagnostico de problemas organizacionales y la puesta en marcha de la recomendaciones emergentes.
* La producción de películas.
En los proyectos se presentan tres instancias sucesivas:
* En primer lugar, la decisión de realizar el proyecto, que se transunta en la aprobación de un presupuesto presentado por un proveedor ( en tal caso, el productor) y/o un formulario de inversión interno en la organización. En esta etapa se definen globalmente las características del proyecto, su secuencia, plazos, costos, erogaciones a efectuar y la rentabilidad o beneficios esperados ( esto es, su justificación económica). Esta primera etapa es conocida comúnmente como análisis y evaluación de la inversión.
* En el segundo paso se caracteriza por la especificación pormenorizada de los trabajos a efectuar, la interrelación de los mismos, los recursos a aplicar ( materiales, mano de obra, equipos, etc.), un computo de costos mas preciso que la estimación original, el cronograma definitivo en base al cual se habrá de trabajar y el desarrollo financiero que se deriva de su realización. Todo esto se denomina ingeniería de detalle.
* La ejecución, en la que se lleva a cabo el proyecto, emitiéndose generalmente -para el control y costeo- ordenes de producción o de trabajo (como en la producción intermitente), y controlándose el cumplimiento de la cronología prevista, generalmente mediante el empleo de gráficos.
Los métodos y técnicas utilizables para el planeamiento y programación de proyectos son variados:
* Métodos financieros de evaluación de proyectos de inversión.
* Gráficos de Gozinto y archivos de despiece, para analizar y diseñar la estructura del producto.
* Método MRP.
* Ordenes de trabajo.
* Métodos gráficos de programación, como el de Gantt y el PERT - sigla que proviene de: program evaluation and review technique = técnica para la evaluación y revisión del programa - o método del camino critico.
Variaciones estacionales
Un buen ejemplo para mostrar las variaciones estacionales es la pavimentación de la ruta 3 en nuestra provincia, ya que este proceso debe ser parado cuando las condiciones climáticas no permiten seguir con el proceso de pavimentación.
Control de Costos
La producción por proyectos presenta en la practica los siguientes problemas:
* Lo mas corriente es que, entre una y otra etapa, se produzcan desvíos en exceso tanto en los montos a erogar como en los tiempos previstos, llegándose hasta a multiplicar los originariamente presupuestados. A veces - de acuerdo con las cláusulas contractuales establecidas - eso puede desencadenar sanciones financieras para la firma responsable de ejecutar el proyecto, por lo que, cuando se trata de empresas que son oferentes habituales en el ramo, tratan de maniobrar para no verse perjudicadas y aun sacar provecho de la situación. De esta forma, los proyectos suelen terminar siendo algo muy distinto ( desde el punto de vista economico-financiero, de su duración y de los beneficios esperados) de lo que en el inicio iban a ser.
* No hay un software (como el MRP para la producción por montaje) que permita desarrollar, controlar y costear adecuadamente y en forma completa los proyectos, y -sobre todo- irlos siguiendo paso a paso de una a otra etapa para evitar los desvíos referidos. La bibliografía, en este punto, se remite al método PERT como la herramienta por excelencia, pero, aun reconociendo su utilidad, no cabe duda de que no resulta una solución integral al problema referido. El valor del PERT, de los sistemas computarizados que lo aplican combinándolo con el Gantt, así como el empleo de ordenes para el control de trabajos específicos y, en ciertos casos, del MRP, constituyen elementos valiosos pero insuficientes para manejar un fenómeno como el de los proyectos, con tan aguda propensión a desvíos en tiempo y costo.
La mejor forma de resolver este problema consiste en preparar cuadros comparativos de control mediante el software de planilla electrónica, en los que se cotejen ( tanto en costo como en plazo) los principales rubros y subrubros del proyecto etapa versus etapa, es decir: la ingeniería de detalle.
Este control debe efectuarse con la debida frecuencia, paso a paso, teniendo especialmente en cuenta los compromisos que se contraen, pues, en caso contrario, se enfrentaran hechos consumados, verdaderas autopsias donde poco restara por hacer.
La interrelacion de estas planillas con los restantes elementos de control ( tales como gráficos PERT, ordenes y familias de ordenes, MRP, etc.) posibilitara una integración de las funcionalidades de estos con la visión global que proporcionan las planillas que resumen el control de avance, que así pasaran a eregirse en el tablero de comando que sintetiza al marcha del proyecto.
Mercado cambiante
En un proceso productivo, como la constitución de una red informática en una empresa es probable que durante el proceso aparezca un nuevo insumo o elemento que pueda hacer más efectiva a la red, se debe parar la producción, proyectar el agregado del nuevo elemento y luego continuar con lo proyectado.
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